7 Passos para Escolher um Sistema de Gestão da Ideias

Embora gestão de ideias não seja novidade para a disciplina de inovação, parece que novos sistemas de software de gestão de ideias continuam a aparecer com grande freqüência. Não estou certo de qual é a última contagem, mas ao procurar o termo “idea management software” você receberá mais de 59 milhões de resultados. Este artigo lança um olhar sobre os passos que você pode tomar para escolher um sistema de gestão de ideias que seja certo para você e sua organização.

Uma das listas mais abrangentes pode ser encontrada no site Idea Management Systems, que inclui 44 sistemas de gestão de ideias.

Mas o que você faz com 44, ou 50, ou qualquer que seja o número de sistemas de gestão de ideias existentes? Como você avalia os prós e contras?

Mas o que fazer com 44, ou 50, ou qualquer que seja o número de sistemas de gestão de ideias existentes? Como você avalia os prós e contras? Como você faz uma recomendação sólida para a alta administração? Afinal de contas, pelo menos na minha experiência, na maioria das organizações você não pode simplesmente selecionar aleatoriamente um sistema de software.

Com esse contexto em mente, aqui estão sete passos que você pode tomar para levá-lo a escolher um sistema de gestão de ideias que é certo para você e sua organização.

Passo 1: Organize-se

A escolha de um sistema de gerenciamento de ideias não é algo que você quer fazer sozinho, mesmo se você já tiver uma boa noção daqueles que você pode avaliar. Há muitas razões para isso, incluindo mas não limitado a, perspectivas de múltiplas partes interessadas (multi-stakeholder), políticas empresariais, adesão e engajamento posterior, o que acontece quando você avança em sua carreira, e assim por diante. Portanto, o primeiro passo é a criação de uma equipe ou força-tarefa que vai participar da escolha do sistema. Pessoalmente, recomendo também a seleção de um patrocinador executivo para se juntar à equipe para garantir adesão e alinhamento executivo desde o início.

Passo 2: Defina metas

É muito útil, na minha opinião, levar o tempo que for necessário na definição de objetivos (e métricas de sucesso) uma vez que estes serão seus limites e guias.

Isto pode parecer óbvio, mas na minha experiência, é muitas vezes esquecido ou dado pouca atenção durante o processo de seleção. É muito útil, na minha opinião, levar o tempo que for necessário na definição de objetivos (e métricas de sucesso) uma vez que estes serão seus limites e guias durante todo o processo de seleção. Outro ponto-chave aqui é que, mais importante, diferentes sistemas são projetados para diferentes propósitos e para diferentes orçamentos. Se, por exemplo, o orçamento de baixo custo é um objetivo fundamental, isso vai limitar imediatamente o número de opções do sistema que você tem.

Passo 3: Determine as funcionalidades desejadas

Um dos maiores erros que eu já vi na minha experiência é de que o comitê de seleção corre para pegar um punhado de fornecedores de sistemas potenciais antes de definir quais as características e funcionalidades são realmente desejadas ou necessárias para atingir as metas definidas. Embora possa parecer uma ação rápida, o oposto tende a ocorrer. Ou seja, você pode acabar com uma pequena lista de fornecedores de sistemas potenciais que, embora possam ser populares e/ou ter reputações fortes, eles podem ter funções e detalhes além do que você precisa, ou pior ainda, pode faltar algum recurso crítico, como a integração com um CRM ou outro sistema de sua organização já tem.

Passo 4: Chegue a acordo sobre critérios e processo de seleção

Não há nenhuma maneira padrão de fazer isso na minha experiência. Por exemplo, você pode criar um placar se sua cultura é orientada analiticamente. Ou, você pode simplesmente usar um processo de votação. Ou, você pode determinar uma lista de critérios importantes e pedir a seus fornecedores de sistemas para responderem à lista. Independentemente de como você escolher fazer para este passo, o importante é fazer com que você tenha um bom alinhamento dos critérios e da abordagem. Aqui é onde perspectiva multi-stakeholder e patrocínio executivo pode vir a ser muito útil.

Passo 5: Divida para conquistar

Pode-se tornar bastante demorado avaliar adequadamente mesmo um punhado de fornecedores de sistemas potenciais. Pessoalmente, para contornar este desafio, eu gosto de dividir a avaliação inicial entre vários (ou às vezes todos) os membros da equipe. Isso não apenas torna o fardo menos pesado, mas também cria maior envolvimento ao longo do caminho.

Passo 6: Limite o campo de jogo

Geralmente, eu gosto de manter uma política de incluir pelo menos três fornecedores de sistema potenciais na recomendação final, em ordem de classificação, é claro. De fato, algumas organizações têm esta exigência, por isso é uma boa prática de qualquer maneira. Mas, mesmo que a sua organização não tenha uma exigência por pelo menos três possibilidades, eu descobri que é útil porque muitas vezes durante o processo de seleção final algo inesperado acontece, tal como divergências sobre escopo, orçamento, prazos etc. Portanto, é útil já ter algumas opções em mãos.

Passo 7: Faça um piloto

Eu recomendo fazer um piloto primeiro. Isto é principalmente para mitigar o risco potencial, mas serve também para garantir o compromisso, apoio e engajamento organizacional adequado.

Após o passo 6, você pode pensar que está pronto para mergulhar dentro. Eu recomendo fazer um piloto primeiro. Isto é principalmente para mitigar o risco potencial, mas serve também para garantir o compromisso, apoio e engajamento organizacional adequado. Você provavelmente já sabe que sem pessoas e processos para suportar a tecnologia, a adoção de qualquer sistema de software pode acabar falhando. O piloto dá a você e sua equipe, que tem trabalhado tão duro para selecionar o melhor sistema de gestão de ideias possível, a oportunidade de não só testar o sistema e o fornecedor, mas também a sua organização. Supondo que tenha um piloto bem sucedido, agora você está pronto para se envolver plenamente e implantar o sistema para o seu público-alvo.

Por: Harun Asad | Tradução por: Filipe Costa